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Wie RPA die Prozessautomatisierung revolutioniert

Wie RPA die Prozessautomatisierung revolutioniert

Die Automatisierung in Unternehmen aller Branchen gewinnt t√§glich an Bedeutung. Eines dieser neuen Konzepte ist die RPA – Robotic Process Automation.. Robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung bedeutet die Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien, so dass sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren k√∂nnen, bei denen sie einen h√∂heren Mehrwert bieten.¬†

Aber welche Art von Aufgaben können automatisiert werden? Wie unterscheidet sich RPA von anderen Technologien? Was sind die Vorteile? In diesem Artikel räumen wir all Ihre Zweifel aus.

Was ist die Robotic Process Automation (RPA)?

RPA erm√∂glicht es Unternehmen, Aufgaben auf die gleiche Weise zu automatisieren, wie es ein Mensch tun w√ľrde. Ziel ist es, dass die Bots mit der RPA Technologie interagieren (entweder eine interne Anwendung, eine Website, ein Benutzerportal…), um die Mitarbeiter von sich wiederholenden und m√ľhsamen Aufgaben zu befreien.

In anderen Artikeln haben wir √ľber Automatisierung gesprochen. Deshalb denken wir in unserer Vorstellung, wenn wir von Robotern sprechen, gew√∂hnlich an komplexe Maschinen, die bei industriellen Prozessen helfen. Wenn wir jedoch von robotergest√ľtzter Prozessautomatisierung sprechen, m√ľssen wir an Software denken, die auf einem Computer nach vordefinierten Regeln l√§uft.

 

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Effizienz interner Prozesse. Quelle: Unsplash

 

Wie unterscheidet sich RPA von anderen Automatisierungswerkzeugen?

Im Gegensatz zu anderen Automatisierungswerkzeugen erm√∂glicht es RPA den Unternehmen, viel einfacher, kosteng√ľnstiger und in k√ľrzerer Zeit zu automatisieren. Die Automatisierung von Prozessen nutzt die Infrastruktur des Unternehmens ohne Unterbrechung, so dass die Mitarbeiter die Systeme, an denen der Bot arbeitet, ohne Probleme weiter nutzen k√∂nnen.

 

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Wie funktioniert die Robotic Process Automation?

Wie wir bereits festgestellt haben, ahmt die robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung menschliches Verhalten nach. Deshalb k√∂nnen sie sich wiederholende Aufgaben ausf√ľhren, wie zum Beispiel:

  • Anmelden bei einer Anwendung
  • Lesen und Schreiben in Datenbanken
  • Mit APIs verbinden
  • Strukturierte Daten aus verschiedenen Dateien extrahieren: Dokumente, pdf, Formulare…
  • E-Mails und Anh√§nge √∂ffnen
  • Dateien und Ordner verschieben

Was sind die Vorteile von RPA?

Die robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung hat enorme Vorteile f√ľr Unternehmen, die sie in ihre digitale Transformationsstrategie integrieren.

Eine der markantesten ist die Einsparung, da die Kosten durch die Automatisierung eines gro√üen Arbeitsvolumens erheblich gesenkt werden, was Zeit und Ressourcen spart. Dar√ľber hinaus sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, um einen Bot einzurichten. Diese RPA Software ist so konzipiert, dass jeder sie konfigurieren und die zur Automatisierung eines Prozesses erforderlichen Schritte aufzeichnen kann.

Einmal konfiguriert, laufen die Prozesse fehlerfrei ab. Wenn jedoch ein Fehler aufgrund einer fehlerhaften Konfiguration auftritt, kann er in Echtzeit gesehen werden, so dass er so schnell wie möglich behoben werden kann.

Weit entfernt von dem, was es scheinen mag, kann RPA auf Unternehmen jeder Gr√∂√üe und jedes Umfangs angewandt werden; es ist nicht etwas, das Gro√üunternehmen vorbehalten ist. Es mag am Anfang teuer sein, sich in einem KMU niederzulassen, aber die Investitionen werden sich zweifellos amortisieren und es den Arbeitnehmern erm√∂glichen, sich den Aufgaben zu widmen, f√ľr die sie unentbehrlich sind.

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Welche Prozesse sind f√ľr die robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung relevant?

Jeder Prozess, der festen, sich wiederholenden Regeln folgt und ein hohes Wiederholungsvolumen aufweist, kann automatisiert werden. Obwohl ich sicher bin, dass Sie es anhand einiger konkreter RPA Beispiele besser erkennen können. Wenn man an Verwaltung oder Personalwesen denkt, könnten Aufgaben wie Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung, Qualitätsberichte oder Auftragsverwaltung automatisiert werden.

Was sind die Schwierigkeiten von RPA?

Wie immer gibt es auch bei der Prozessautomatisierung einige negative Punkte. 

RPA kann eine Gefahr f√ľr viele Arbeitspl√§tze darstellen, die sich auf sich wiederholende administrative Aufgaben konzentrieren. Es wird daher notwendig sein, Arbeitspl√§tze neu zu definieren, bei denen der menschliche Faktor eine wesentliche Rolle spielt.

Ein weiterer relevanter Aspekt ist die Komplexit√§t der Prozesse, die durch RPA abgedeckt werden sollen. Obwohl sie im Prinzip so konzipiert sind, dass sie ohne die Notwendigkeit technischer Kenntnisse eingerichtet werden k√∂nnen, kann ihre Umsetzung manchmal l√§nger als erwartet dauern.Dar√ľber hinaus machen kleine √Ąnderungen, wie z.B. ein neues Feld in einem Formular, es notwendig, den Bot neu zu konfigurieren.

 

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Welche Unternehmen nutzen RPA?

Die Prozessautomatisierung findet in vielen Bereichen Anwendung. Unternehmen im Finanzsektor, im Versicherungs- oder Reisesektor, geh√∂ren jedoch zu den Hauptbeg√ľnstigten seiner Umsetzung.

Die Zurich Versicherungsgesellschaft implementierte zusammen mit ihrem Technologiepartner Capgemini eine RPA-Lösung, um ihre Versicherungsagenten von administrativen Aufgaben zu befreien. Dies ermöglicht es Versicherungsmaklern, sich auf komplexere Policen zu konzentrieren, die ihr Eingreifen erfordern, während Standardpolicen von Bots gehandhabt werden.

Der Investmentfondsmanager der Vanguard-Gruppe hat ein neues Hybridprodukt entwickelt, die Personal Advisor Services (PAS). Hierbei handelt es sich um eine ma√ügeschneiderte Software, die den Kunden eine ma√ügeschneiderte Anlageberatung bietet. Neu ist, dass es sich um ein hybrides Modell handelt, da der Bot die algorithmusgest√ľtzte Investitionsportfolioplanung ber√ľcksichtigt, aber mit dem Rat von Fachmanagern interagiert.¬†

In der Reisebranche implementierte American Express Global Business Travel RPA, um die Stornierung von Flugtickets zu automatisieren und Kundenr√ľckerstattungen zu verwalten. Dar√ľber hinaus erw√§gte das Unternehmen auch automatische Umbuchungsempfehlungen im Falle unvorhergesehener Ereignisse wie der vor√ľbergehenden Schlie√üung eines Flughafens.

 

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4 Tipps f√ľr eine effektive robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung

Den Prozess vor der Implementierung von RPA verstehen 

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Prozess genau kennen. Eine vage Vorstellung davon zu haben, was der Bot tun sollte, kann zu Fehlern bei der Implementierung f√ľhren. Bewerten, dokumentieren, validieren und testen Sie die Prozesse, um zu best√§tigen, dass die Ergebnisse der Automatisierung Ihren Erwartungen entsprechen.

Realistische Erwartungen haben

Mit robotergest√ľtzter Prozessautomatisierung sind schnelle Kosteneinsparungen m√∂glich, was aber auch nicht verwunderlich ist. Sie sollten wissen, was Sie von dieser Art von Bots erwarten k√∂nnen und ob sie f√ľr die Prozesse, die Sie automatisieren m√∂chten, gut geeignet sind, um beurteilen zu k√∂nnen, ob es sich um das richtige Werkzeug handelt.

Die IT-Abteilung wird von Anfang an einbezogen

Obwohl f√ľr die Konfiguration der Bots kein technisches Wissen erforderlich ist, kann die Vernachl√§ssigung der Sichtweise der IT-Abteilung bei ihrer Implementierung zu Fehlern oder Problemen f√ľhren, wenn sie mit anderen Tools kombiniert werden.¬†

Vergessen Sie nicht die Auswirkungen auf den Rest der Prozesse

Gute Planung ist unerlässlich. Bevor Sie RPA implementieren, stellen Sie sicher, dass der von Ihnen automatisierte Prozess andere Arbeitsabläufe nicht stört. Vor Beginn der Umsetzung ist es notwendig, die Leiter der verschiedenen Abteilungen einzubeziehen, damit der Erfolg der RPA-Instrumente gewährleistet ist.

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